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谈监理的协调工作

发布者:admin | 发布时间:2009/8/28 |阅读:754

1、协调工作的重要性
    监理工作的核心任务通常说法就是“三控三管一协调”,我们也可以理解为“四控两管一协调”。以合同管理为依据,以信息管理为手段,通过协调各方关系,达到控制成本、工期、质量、安全的目的。只有深刻理解合同条款,信息管理工作扎实,协调方法得当,才能实现四大控制目标。
    监理工作实际上是管理工作,是技术管理工作。管理的过程就是协调与妥协的反复过程。监理的任务就是在这种协调与妥协的过程中,运用所掌握的专业知识,使用恰当的沟通协调方法,促使工程各方团结一致,为实现项目目标而勤奋的工作。
2、日常工作中需要协调的问题
2.1业主原因导致的问题

    (1)订立施工合同时故意模糊条款概念或设置合同陷阱。比如在付款条件、付款额度、材料验收条件、甲供或甲控乙供材料清单、材保费、文明施工措施费、节点工期奖励费用、总包管理费和配套费等条款上,有意不明确界定。施工方在商务洽谈时如果疏忽这些条款,就有可能带来一系列问题。
    (2)业主代表的素质低下及管理流程繁琐也会引起矛盾。有些业主代表缺乏正义感,开会时为迎合领导挑话说,故意渲染扩大旁人的不足,己方责任只字不提;在处理情况时兜圈子,不敢承担责任;平时存在私心杂念,有意刁难施工及监理;业主各部门职责不清,办事效率低下,特别是在确认有关技术、材料的变更和现场签证时,程序复杂、时间漫长。
    (3)设计仓促造成图纸的“缺、漏、错、碰”问题较多。
2.2 施工原因导致的问题
     (1)承包人为投标单位的挂靠队伍;
     (2)项目经理不到位,即使到位但胜任能力差;
     (3)质保、安保体系不健全,人员不到位,或者虽到位但不得力;
     (4)专业劳务队伍不专业,项目部控制乏力;
     (5)消化技术文件的能力欠缺;   
     (6)总包与分包的对接在工作界面、时间搭接、施工资源(水、电、路、临设)等方面存在问题。
2.3 监理原因导致的问题
     (1) 品德低下、缺乏责任心。监理从业人员中不乏品德低下者,有关“吃、洗、要”的投诉并不鲜见。对质量、安全隐患熟视无睹,对应该及时处理的工作事务没有落实和反馈,也反映了监理人员缺乏应有的责任心。
     (2)不当的工作方法,经常会引起不该有的误会。
     (3)监理的技术服务需要有较专业的知识和较宽的知识面。这是一个监理团队必须具备的基本要求。没有较专业的知识和较宽的知识面,监理的服务难以令顾客满意。
    (4)沟通协调需要双方善于表达自己的观念。如果为人处世总是与周围格格不入,那么沟通的效果定会打折扣。过分内向木讷、观念偏激的性格是要不得的。
3、通常的协调方法
     通常的协调方法有会议协调、交谈协调、书面协调等。
3.1会议协调
    监理的协调会议不外乎第一次工地会议、工地例会、专题会议、监理内部会议。
    第一次工地会议的一个重要议程,就是明确施工监理的工作程序(质量、进度、计量支付、延期及索赔处理、工程变更、工程质量事故及安全事故的报告、信息传递、确定工地例会的时间、地点、出席人员、会议程序)。这种通过第一次会议约法三章的方式实际上是告知,并要求大家共同遵守。
    工地会议的主要任务是:对照进度计划抓落实,分析质量、安全问题找原因要求整改,解决目前需要协调的问题。
    专题会议是不定期地根据当时的情况,就图纸会审、进度严重滞后或重大调整、必须马上解决的质量安全问题、分部工程验收等事项召开的协调会。
    监理内部会议是重要的内部沟通协调方式。一次民主集中的内部会议能让团队成员心情舒畅。民主即针对问题各抒己见,集中即总监提纲挈领明确统一要求。内部会议既是沟通各方信息的会议,也是答疑解惑的会议。无论是专业问题还是工作方法的困惑,一般均能在心胸开阔、业务知识丰富的总监引导下,在内部会议上达成共识。
3.2 交谈协调
    面对面或电话交谈能起到意想不到的效果。合适的谈话对象、适宜的气氛(或严肃或轻松)、彼此平等的交流,会使参与协调的人对主题印象深刻,贯彻落实的力度自然也不同。监理工作中大量的交谈协调,有些意见能很快落实,有些却迟迟得不到解决。笔者认为,交谈时身份对等、心理平等、谈话技巧等,起着关键作用。
3.3书面协调
    监理书面协调的方式有会议纪要、联系单、通知单、备忘录。这种严肃的协调方式既是工作的需要,也是监理的自我保护。
4、如何提高协调水平
     监理的协调工作不仅仅是总监的工作重点,也是各级监理人员的工作重点。区别仅在协调的事项有轻重缓急不同,协调的对象不同,协调的跨度不同。协调是一种工作艺术,我们如何在监理工作中通过协调达到事半功倍的效果,提高协调水平尤为重要。
4.1 要有较深的专业知识和较宽的知识面
    首先协调是为了解决问题,那么发现问题是前提。知识全面、经验丰富的人总能有预见地多提一些技术性的建议,多提一些解决问题的方法,在协调问题时游刃有余。工程项目实施过程中会出现或可能出现许多问题,总监的目光不可能涉及所有角落,就需要监理工程师和监理员在旁站、巡查过程中,运用自己的专业知识和经验发现问题,提出问题。
   “高度决定视野,角度改变观念”。高度就是掌握专业知识的熟练程度和深度,能让我们观察问题时不仅仅局限在局部;角度就是较宽的知识面,能让我们改变习惯思维处理问题。土建工程师掌握了安装的知识,看图时就会联想到空间高度与管道吊装是否存在矛盾,设备的载荷结构能否满足等等。监理需要掌握或者了解的知识很多,包括造价、安全等等。所以我们要不断扩充知识面,学习掌握新知识、新工艺、新材料,这也是持续学习、终身学习的目的。
4.2 要有主动工作的热情
    在监理工作中,经常出现下列情况:监理人员发现一些质量安全问题,当场对相关人员指出并发书面通知单要求整改,但施工方置之不理。总监问落实解决得怎么样,得到的回答往往是“单子发了但没改”。 业主问起此事时总监也这样回答(潜台词就是监理没办法)。业主显然会对这种回答不满意,也不会满意这样的监理服务。这种“发现问题一指出一发单要求整改”的工作方式没有错,那为什么达不到监理的“四控制”效果呢?监理的工作有需要改进的地方吗?我们有没有进一步思考几个为什么,承包人不执行监理指令,是否因监理平时的工作方法不当导致威信丧失?是否对监理指出的问题理解有分歧?是否承包人现在落实确有困难?是否因项目经理不知情而信息短路?
    解决这几个“是否”就需要沟通协调。只要监理主动了解情况,主动协调解决,监理对业主的回答可能就是另外一种答案。即使落实整改的情况不理想,业主对监理的工作态度也是肯定的。因此,协调实际上是一种主动的工作方法,需要有主动工作的热情。没有主动工作的热情,不用心解决问题,即使水平再高、能力再强,处理事情的效果也会打折。
    积极主动去寻求解决问题的办法。也许方法不是最优,但解决了问题;如自己想不出办法,能主动请教别人。这种主动的习惯,不仅是谦虚问题,更是一种做事的态度。很多人在碰到问题时,不去主动想解决办法,而是等领导指示,等别人提醒,象算盘珠,拨一下动一下。
    积极主动地不断自我总结。不仅总结事情本身,还包括处理事情的过程、思维方式方法。事情结束思考也结束,这样的人即使有长进也有限。
    监理在工作中能主动交流沟通,协调矛盾,工作就不会被动。试想业主经常约见总监谈问题,凭笔者的经验十之八九不是好事情。不同年龄段的人,工作热情的减退是有一定规律的。激发工作热情的动力,不仅仅来自监理的职业道德和荣誉感,更多的来自大、小环境的各种激励。’在此不再赘述。
4.3 要学会宽容、公正和妥协
     每一位总监都会通过不同途径了解、观察团队的新老成员。这是能理解的。下面5种人估计不受欢迎:自以为是狂妄自大善于包装自己的人;极端自私凡事先提要求的人;整天牢骚满腹隆话连篇的人;只说不干或说得多干得少的人;滥竽充数不懂装懂混日子的人。
     每个人都有弱点,关键是弱点能让别人接受的显现程度。监理部的成员一起共事,要有宽容之心,不但要与别人和谐相处,还要能吸纳别人的长处,充实自我。有容乃大,就是说包容对己有利的一面、又容纳不利的一面,心胸才会宽阔。
    监理工作贯穿于解决矛盾的过程中。在监理与业主承包人处事时,公正是监理自始至终的立场,公正地选择解决矛盾的最优途径,公正地理解和执行合同,公正地执行规范。没有公正,监理的威信自然丧失。
    妥协与原则一定是对立的,非原则问题妥协时要注意“度”的把握。
    4.4 要有良好的工作方法
    4.4.1  着眼大事抓小事  历数监理工作,无论每目的巡查、工序报验、材料把关、进度分析、查找安全隐患、整理监理资料,都是工作中的点点滴滴。以认真的态度做好工作岗位上的每一件小事,以认真负责的心态对待每个细节。
    4.4.2 经常换位思考,学会合作
    4.4.3  善于开发自己和周围环境的潜能  尽自己最大努力,利用身边所有能利用的力量完成任务,是一种境界。充分调动了监理部成员的积极性,又得到了业主的支持和承包人的理解,工程上还有什么问题协调不了呢?
    4.5  要有较强的文字语言表达能力和合适的工作礼仪
    协调沟通只能通过语言、文字来进行。准确表达自己的思想并让别人接受,以达到预期的沟通协调效果,这是综合能力的表现。语言交流不能让人有误解。有一位监理员在例会上为了强化报验意识,发言说“某某栋号未经监理同意就把四层混凝土浇掉了,你们看怎么办?”会后业主即要求总监调整此人。事实上钢筋、模板等都通过了验收,仅仅是监理当时要求把模板支撑再加固后通知监理验收。但该同志未在例会上表达清楚,让别人听起来就是其自身监理力度不到位,反而把责任抛给会议来解决。
    许多监理人员在记录会议纪要、草拟监理三单时,词不达意,思路不清,用词不规范,让承包人抓住把柄,让业主不舒服的现象经常发生。
    工作中业主代表、项目管理代表对监理严厉的态度常让人不能接受。反思我们监理对承包人的态度如何?我们不能要求别人对自己尊重,但我们要做到尊重自己,也尊重别人。具体体现在工作礼仪上,杜绝侮辱人格的言语、不分场合喊绰号等不文明现象。其他单位的人到监理办公室,打个招呼让个座、寒暄几句是起码的礼貌,不能以为监理就高人一等。
4.6 协调之后抓落实,确保协调效果
4.6.1  首要是执行力   协调的结果是既定的目标,大家就要共同去执行。执行过程中经常会有监理部内部的阻力和业主的阻力。业主事后打招呼、总监私下放弃原则和监理人员执行不力等现象屡见不鲜。承包人通过一两次的观察,很容易找到“水桶最短的那块板”,找到监理的薄弱环节。如此这般,那以后的工作还怎么做呢?
就正常承接监理的项目,我们不缺乏发现问题的人,最缺乏解决问题的人。总监要通过言传身教带动周围的监理人员,不折不扣地执行。
4.6.2  继续跟踪解决问题的力度  不断反馈落实的进度、落实的程度,不断纠正偏差。
5、结束语
    如何当一名受业主欢迎让承包人敬重的监理,监理从业人员的经验都非常丰富,都有一套适合自己性格特点的工作方法。监理工作非常细微、繁琐,我们在每天的工作中都在处理各种各样的矛盾。如何通过协调来解决问题化解矛盾,需要我们积累丰富的经验和阅历,不断自我总结和提高。

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