名称:江苏省宇翔工程项目管理有限公司
地址:扬中扬子中路166号
邮编:212200
联系人:周先生
电话:0511-88336650
传真:0511-88336650
邮箱:yzgyzj@sohu.com
监理如何开好工地会议

发布者:admin | 发布时间:2009/8/14 |阅读:891

    由于工程建设项目具有建设周期较长、建设过程连续性、施工流动性、环境影响复杂性等特征,因此工程项目实施过程中会遇到各种外部和内部复杂因素的干扰。在这种情况下,要贯彻监理的意图,协调各建设主体单位的行为,统一大家的思想,使工程建设项目系统内各子系统、各专业、各工种、各项资源以及时间、空间等方面实现有机的配合,使工程建设项目有效地运行,工地会议这一形式既给监理工作提供了一个信息交流的平台,同时也给监理工程师提供了一个协调和解决问题的“舞台”。定期或不定期地召开各种类型的工地会议对监理单位管理工程就显得尤为重要。工地会议可根据会议的时间、内容及参加人员的不同,分为第一次工地会议、工地例会(包括专题会议)和现场协调会等三种形式。
    1、项目开工前,监理要开好第一次工地会议
    工程项目开工前,监理人员应参加和协助建设单位召开第一次工地会议。第一次工地会议是承包人、监理单位进入工地后的第一次会议,是业主、承包人和监理建立良好合作关系的一次机会。会议通知一般由监理单位发给各参加单位。建设单位参加会议的人员有项目主要负责人和与项目有关的其他管理人员;监理单位参加会议的人员应有总监、总监代表、各专业监理工程师和其他监理人员;施工承包单位参加会议的人员主要有项目经理、技术负责人、施工员、质量员、安全员、材料员、资料员、班组长、分包人等。最好同时邀请承包单位公司级的有关管理人员也参加,这样有利于进一步强化项目施工承包单位的管理体系,为今后工程项目的正常开展打好基础。整个会议过程中应有专人做详细记录。第一次工地会议应
包括以下主要内容:
    (1)建设单位、监理单位和承包单位分别介绍各自项目现场的组织机构、人员职责及其分工情况。建设单位就其实施工程项目期间的职能机构、职责范围及主要人员名单提出书面文件,就有关细节作出说明。总监应向总监代表授权,并声明自己仍保留哪些权力;书面将授权书、组织机构框图、职责范围及全体监理人员名单提交承包人并报备建设单位。承包人应书面提出工地代表(项目经理)授权书、主要人员名单、职能机构框图、职责范围及有关人员的资质材料以取得监理工程师的批准。
    (2)建设单位根据委托监理合同宣布对总监的授权。
    (3)建设单位介绍工程开工准备情况。应就工程占地、临时用地、临时道路、现场征地拆迁和“七通一平”等情况以及其他开工条件(如规划许可证、施工许可证的办理)有关的问题进行说明。监理工程师应根据将要批准的施工组织设计、施工进度计划的安排,对上述事项提出建议及要求。
    (4)承包单位介绍施工准备情况及施工进度计划。应就施工准备情况和施工进度计划按如下内容提出报告,监理工程师应逐项予以澄清、检查和评述。
    1)主要施工人员(含项目负责人、主要技术人员及主要机械手)是否进场或将于何日进场,并应提交进场人员计划及名单;
    2)用于工程的国产或进口材料、机械、仪器和设施是否进场或将于何日进场,是否将会影响施工,并应提交进场计划及清单;
    3)施工驻地及临时工程建设进展情况如何,并应提交驻地及临时工程建设计划分布和布置图;
    4)工地试验室是否准备就绪或将于何日安装就绪,并应提交试验室布置图及仪器设备清单;
    5)施工测量的基础资料是否已经落实并经过复核,施工测量是否进行或将于何日完成,并应提交施工测量计划及有关资料;
    6)履约保函和启动预付款保函及各种保险是否已办理或将于何日办理完毕,并应提交有关已办理手续的副本;
    7)承包人的施工进度计划是否在中标通知书发出后合同规定的时间里提交监理工程师,根据批准或将要批准的施工进度计划,何时可以开始哪些工程施工,有无其他条件限制,有哪些重要的或复杂的分项工程还应单独编制进度计划提交批准;
    8)其他与开工条件有关的内容及事项。
    (5)建设单位和总监对施工准备情况及进度计划提出意见和要求。
    (6)总监介绍监理规划的主要内容,专业监理工程师介绍经总监批准的监理实施细则;明确工作例行程序并提出有关表格及说明等。   
    (7)研究确定各方在施工过程中参加工地例会的主要人员、召开工地例会的周期、地点及主要议题和会议纪律。
    第一次工地会议纪要应由项目监理机构负责起草。纪要内容应详细完整,文字要言简意赅,用词准确。纪要整理完成后,要经与会代表会签,再复印盖章发给各单位。
2、工程施工过程中,监理要开好工地例会
      工地例会属于开工后举行的一种例行会议,用于解决施工中存在的问题。《建设工程监理规范》明确要求,工地例会由总监理工程师主持,宜每周召开一次,其具体时间间隔可根据施工中存在的问题程度由监理单位决定。工地例会应在开工后的整个活动期内定期举行。
2.1  工地例会的参加人员
    会议参加者应为总监及相关专业监理人员;承包人的授权代表(项目经理)、分包人及有关管理人员;建设单位代表及有关助理人员。
2.2 工地例会的内容
    会议按既定的例行议程进行。一般应由承包人逐项进行陈述并提出问题与建议,监理工程师逐项组织讨论并作出决定或决议的意向。之后由建设单位代表发言,主要答复应由建设单位解决的问题,并对工程提出进一步的要求。会议一般应按以下议程进行讨论和研究:
    (1)确认上次会议纪要,可由监理工程师的记录人对上次会议纪要征询意见并在本次会议记录中加以修正。简要回顾自上次例会以来各项工作的开展情况,检查上次例会议定事项的落实情况,分析未完事项原因。
    (2)审查工程进度:主要是关键线路上的施工进展情况及影响施工进度的因素和对策,提出下一阶段进度目标及其落实措施。
    (3)审查现场情况:主要是审查现场机械、材料、劳动力的数额以及对进度和质量的适应情况,并提出解决措施。
    (4)审查工程质量:主要针对工程缺陷和质量事故,就执行标准控制、施工工艺、检查验收等方面提出问题及解决措施。
    (5)审查工程计量、支付费用事项:主要是材料设备预付款、价格调整、额外的暂定金额等发生或将要发生的问题及初步的处理意见或意向。
    (6)审查安全事项:主要是对发生的安全事故或重大危险源因素以及对工地周边环境的干扰提出问题及解决措施。
    (7)讨论施工环境:主要是承包人无力防范的外部施工阻挠或不可预见的施工障碍等方面的问题及解决措施。
    (8)讨论延期与索赔:主要是对承包人提出延期或索赔的意向进行初步澄清和讨论,另按程序申报并约定专题会议的时间和地点。
    (9)审议工程分包:主要是对承包人提出的工程分包的意向进行初步审议和澄清,确定进行正式审查的程序和安排,并解决监理工程师对已批准(或批准进场)分包中管理方面的问题。
   (10)会议中若出现特殊施工方案、延期、索赔及工程事故等重大问题,总监或专业监理工程师可另行安排召开专题工地会议,以解决施工过程中的各种专项问题。工程项目各主要参建单位均可向项目监理机构书面提出召开专题会议的动议。动议内容包括:主要议题、与会单位、人员及召开时间。经监理工程师与有关单位深入探讨和协商,取得一致意见后,由总监签发召开专题工地会议的书面通知。与会各方应认真做好会前准备。
   (11)其他有关事宜。
    工地例会(或专题工地会议)纪要应由项目监理机构负责起草。纪要内容应详细完整,各方在会上的发言,提出的问题以及解决方法都应尽可能地概括进去。纪要整理完成后,要经与会代表会签,再复印盖章发给各单位。
3、工程施工过程中,监理召开的现场协调会
    在整个施工活动期间,监理还应根据具体情况定期或不定期召开不同层次的施工现场协调会。会议应由总监主持,承包人或代表出席,有关监理及施工人员酌情参加。现场协调会的主要内容包括:承包人施工活动、施工计划安排中发生或存在的问题;监理工程师就施工进度、质量和安全予以简要评述,并根据承包人提出的施工活动安排,安排监理人员进行旁站、工序检查、抽样试验、测量验收、计量测算、缺陷处理等施工监理工作;对执行施工合同有关的其他问题相互交换意见。
     现场协调会以协调工作为主,讨论和证实有关问题,及时发现问题,重点只对日常工作发出指令。监理方和承包方通过现场协调会彼此交换意见,交流信息,促使监理与承包人双方保持良好的工作关系。
4、开好工地会议应注意的一些事项
    (1)开会前事先通知承包单位项目经理准备好需要汇报的材料,使其有备而来。监理可以预先设计一个表格,在会前发给各项目经理,由其填好后交给总监,以便与上次会议内容进行对比检查。
  (2)监理对会上讨论的问题要提前列出提纲,尽可能周全,对未来的工作要有统筹安排,具有一定的前瞻性,做到胸有成竹。
    (3)工地会议不能只靠主持人总监“独唱”,其他监理人员要配合默契,该发言时就发言。监理的发言要力求客观、公正、合理。既要多从建设单位的利益来考虑问题,也要维护承包单位的合法权益;既不要对甲方趋炎附势,也不要对乙方以权压人。始终保持公正、独立的态度。这样才能赢得各方的尊重,树立监理的威信。
    (4)要有比较充裕的时间让承包人反映问题,畅所欲言。有不当之处不要马上顶回去,要耐心引导,探求解决问题的途径,要说服不要压服。对一时难以达成一致的问题,不要纠缠不休,可另外召开专题会议或待条件成熟时再加以解决。
    (5)监理在批评与表扬时要言之有物,实事求是,避免小题大做。要区别问题的大小轻重,对一般的缺点,点到为止;对性质严重的问题,则要说够说透。例会气氛既要严肃,又要和谐、轻松。在这种气氛中容易使与会各方达成一致。
    (6)在会议的时间和内容安排上,尽量让监理单位占据主动,例会时间控制在适中,太短不能充分阐明观点和解决问题,还给人以应付差使之嫌;太长则使人感到拖沓、疲惫和厌倦,效率不高。
5、监理要整理好工地会议纪要
    所谓会议纪要,即凡是会议上的重要决议,重要决定都需纪要在案。会议纪要是工地会议的一个重要组成部分,它既是一个可追溯的大记事,又是一个下次会上检查工作的提纲。因此,每次开完工地会议,次会上检查工作的提纲。因此,每次开完工地会议,监理都要及时把工地会议纪要整理出来,经与会代表会签,再复印盖章发至与会各方手中。
5.1  工地会议纪要最好形成统一的格式
    这点可根据各单位的具体规定而定,笔者推荐可采用以下表1格式:



5.2监理整理工地会议纪要主要有以下要求
    (1)工地会议纪要文字要简洁周详,用词准确无误。切忌模棱两可。
    (2)工地会议纪要是文件不是“便条”,所用词语要注意严肃性和规范性,措词不宜随便。打印出来的初稿必须校审无误后方可复印。
    (3)整理纪要时要避免记“流水帐”,事无大小眉毛胡子一把抓。要分清问题的性质,按事分步,按人归口,脉络清楚,条理分明。
    (4)安全问题是个大问题,要警钟长鸣,有关安全的大小问题都要记录在案。这不仅是对监理自身利益的保护,通过会议纪要也提醒各方将安全问题置于头等重要的位置。
    (5)会议纪要整理出来后要及时提交与会各方代表会签,经总监签字并加盖项目公章后尽早发出。一般从开会日期起算至发出纪要不要超过三天。
6、结束语
    工地会议在施工监理过程中起着重要作用。通过工地会议,便于监理工程师协调解决各类矛盾,同时方便各种信息迅速在业主、承包人间传递,有利于工程顺利进行。因此工地会议是监理的一项重要日常性工作,监理工程师应该充分发挥工地会议的作用。


打印此页】 【返回】【顶部
版权所有 江苏省宇翔工程项目管理有限公司